ドキュメントアーカイブ／データ入力

ドキュメントアーカイブ／データ入力サービスのメリット

貴重な情報資産を永年保管

紙媒体の文書には経年劣化や紛失のリスクがありますが、デジタル化により情報は電子的な形式で保存され、長期的な保管が可能になります。貴重な情報資産を永久的に保護し、将来の世代に継承することができます。さらに、デジタルデータのバックアップやセキュリティ対策も実施されるため、情報の損失や漏洩のリスクを大幅に軽減することができます。

災害対策の強化

紙の文書は火災や水害などの災害による損傷や破壊のリスクがありますが、電子データ化により、文書が破損する心配がなくなります。
電子データは、バックアップを複数の場所に保存することができ、オンサイトおよびオフサイトのバックアップを組み合わせることで、安全性を確保することができます。災害が発生した場合でも、バックアップされたデータは復元が可能であり、文書の損失を最小限に抑えることができます。
また、電子データは災害発生後の復旧作業を迅速に行うことができます。バックアップデータやクラウドストレージからのデータ復元は比較的容易であり、復旧作業にかかる時間と労力を抑えることができます。
クラウドストレージに保存された電子データは、災害が発生した場合でも、インターネット経由で文書にアクセスでき、遠隔地からでも必要な情報にアクセスできます。

省スペース化による保管コストの削減

紙の文書は大量にスペースを占有しますが、電子データとして保存することで、保管にかかるスペースや労力を圧縮できます。これにより、貴重なオフィススペースを有効活用でき、物理的な保管コストを削減することができます。

情報資産をオンラインで共有・有効活用

紙の文書を電子データ化することにより、情報資産をインターネット上で簡単に共有することができるようになります。文書をデジタル形式で保存し、クラウドストレージや共有ドライブにアップロードすることで、必要な人々とリアルタイムに情報を共有できます。物理的な文書を共有するための郵送や手渡しの手間がなくなり、遠隔地にいる人々とも円滑に情報を共有できます。
また、電子データ化された文書は、複数の人々が同時に編集やコメントを追加することができます。たとえば、共同プロジェクトの文書や報告書など、複数の人々が関与する文書の場合、電子データ化により、同時に編集やフィードバックを行うことができます。これにより、チームのコラボレーションが促進され、効率的な作業が可能となります。
アーカイブ化によって過去の資料を整理・分析することで、現在の業務改善にもつなげることができます。

検索性の向上

紙の文書を探す時、書庫への移動や、膨大な量の文書の中から目的のものを見つけ出す手間など、負荷が大きくなるケースがあります。電子データ化された文書なら、キーワードやタグを使用して簡単に検索できるようになります。大量の文書を迅速に検索して必要な情報を見つけることができるため、業務効率が向上します。

テレワークへの対策

紙の文書の電子データ化により、オンライン上で文書にアクセスできるようになります。これにより、テレワーカーが自宅や遠隔地からでも必要な文書にアクセスできるため、柔軟な働き方を実現することができます。また、クラウドストレージや共有ドライブを使用することで、複数の人々が同時に文書にアクセスできるため、チームのコミュニケーションや共同作業が円滑に行えます。

電子帳簿保存法への対策

電子帳簿保存法では、特定の法律に基づく帳簿や資料を一定期間保存することが義務付けられています。紙の文書は経年劣化や破損のリスクがあり、保存期間中に情報が失われる可能性があります。一方、電子データ化により、文書をデジタル形式で保存することで、情報の永続性と完全性を確保することができます。これにより、法定の保存期間を遵守し、法的な要件を満たすことができます。

機密性の保持

電子データは、パスワードやアカウント制限、アクセス権の設定などのセキュリティ対策を実施することにより、文書へのアクセスを厳密に制御することができます。必要な人々にのみアクセス権を与え、不正なアクセスや情報漏洩を防ぐことができます。
電子データ化により、文書の暗号化を行うこともできます。暗号化アルゴリズムを使用して文書に含まれる機密情報が保護され、不正アクセスやデータの盗難に対する防御策となります。

広済堂ネクストの強み

文字組版における情報加工技術を生かした正確性と安全性

広済堂が長年にわたり印刷事業における原稿分析・組版で培ってきた難読文書の解読・文書構造の解析に関する知見を活かすことで、原稿となる文書の形態や活字・手書きといった書式に関わらず、正確で高品質なスキャンと入力が可能。文書構造の適用まで含めて、最適な形で納品することができます。また、厳重な保管が求められる貴重な文書・資料についても、状態を保ったまま電子化することが可能です。

どのような原稿形態にも対応

古い冊子、大判サイズ、マイクロフィルム、VHSテープ等、どのような資料でも、ご指定の記録媒体で保存・納品ができます。
スキャナーの精度、技術も向上しており、高品質なデータの提供が可能です。

業務全体を設計してご提案

広済堂ネクストが持つ印刷技術やIT技術、各種業務代行に関するノウハウを存分に展開。経験豊富な作業管理者のもと、原稿の取り扱いやデータ入力フロー、データのアウトプット・納品方式といった、一貫した業務を遂行。全体を設計してご提案します。
データ入力周辺の業務フローやデータの活用手法まで含めた、ワンストップの業務代行も可能です。