事例紹介

お客様

BtoBマーケティング支援事業会社

提供サービス

来場者管理システム

お客様の課題

1. 1. アナログの来場者管理をデジタル化したい。
2. 2. お客様とシステム間で個人情報の受け渡しを行わずに管理したい。
3. 3. お客様が作成したQRコードを利用したい。
4. 4. 来場者の区分に合わせて受付オペレーションを変更したい。
5. 5. 単発イベントなので契約期間を最短にしたい。

導入理由

お客様は10社に資料請求を行い、そのうち広済堂ネクストを含む3社に絞り込んでいました。

3社とも要件定義に時間がかかっていましたが、広済堂ネクストはその後のコミュニケーションがスムーズで、お客様の課題・要望をしっかり汲み取って具体的な提案とカスタマイズができたことが決め手となり、ご発注に至りました。

解決策

1. スマートフォンでQRコードを読み取り、システム上で来場予定者リストと照合

お客様はこれまで、規模や予算の都合により、主催イベントの来場者受付を、システムを使わずに管理していました。

今回のイベントは、新型コロナ感染対策が緩和されて以降の大規模イベントということもあり、従来の紙による管理からデジタルかつ非接触式に移行することを課題としておられました。

この課題を解決するため、広済堂ネクストの来場者管理システムを利用して、QRコードの読み取りによる非接触の来場受付を実現しました。

来場者ごとに割り当てたQRコードと来場者IDを当システムに事前登録して来場者へメールで送付し、イベント当日に来場者が自身の端末で表示したQRコードを受付用スマートフォンが読み取ると、来場者IDと読み取ったデータを当システム上で照合し、受付完了となります。

当システムは、一般的なQRコードリーダー専用機器の使用に加えて、パソコン・タブレット・スマートフォンのカメラでQRコードを読み取る機能を標準装備しているため、複雑な設定や操作をしなくても利用することができます。

2. 個人情報の受け渡しを行わない安全でコンパクトな情報管理

一般的にイベントの参加申し込み時は、ウェブや紙のフォーマットに申込者の氏名や連絡先などの個人情報を記入し、管理用リストに登録します。この場合、個人情報を含んだリストを取り扱う事業者やシステムには厳重な管理とルールの順守が求められ、また、万が一リストが流出した際のリスクと対策も考慮する必要があり、運用開始までに時間を要することが多くあります。

今回お客様は来場者管理システムに個人情報を登録することなく、お客様の組織内のみで管理しつつ、イベント当日の受付時にはQRコードで来場者を識別できる仕組みをご要望されていました。

広済堂ネクストの来場者管理システムは、申込者の情報をCSVファイルアップロードにより一括登録できる機能を標準装備しています。この機能を利用して、お客様からご提供いただいた個人情報を含まない申込者IDをCSVファイルで当システムにアップロードし、それに紐づくQRコードも当システムに登録して、QRコードを読み取って申込者IDと照合することにより、お客様のご要望にお応えしました。

システム上に個人情報を保有せず、お客様とシステム間の個人情報の受け渡しも発生しないため、個人情報を取り扱うコストやリスクを軽減することができました。

3. CSVファイルからQRコードを生成・利用できるようカスタマイズ

広済堂ネクストの標準の来場者管理システムでは、申込者がウェブ上のフォームから氏名やメールアドレスなどを登録すると、一人ひとりに個別の管理ページが作成され、QRコードが自動生成されます。

今回は、お客様からご提供いただいた個人情報を含まない申込者IDのみをCSVファイルで登録するため、標準の自動生成機能を使わず、このCSVファイルからQRコードを生成・利用できるよう、カスタマイズを行いました。

4. 来場者の区分に合わせて受付完了画面を切り替え

今回のイベントでは、ご招待者に2種の来場者区分があり、それぞれ異なる色の来場者証をお渡しすることになっていました。

申込者IDと合わせて来場者区分も登録しておき、QRコードを読み取った端末の画面に来場者区分に合わせた色とテキストを表示するようカスタマイズし、スムーズに来場者証をお渡しすることができました。

5. 最低契約期間を設けず単発・短期イベントにも対応

広済堂ネクストの来場者管理システムは、最低契約期間を設けていないため、単発や短期のイベントでも、契約期間の調整をすることなく、ご利用いただけました。

イベント開催頻度によりQRコードリーダーを常設できない場合でも、スマートフォンやタブレットをレンタルして対応が可能です。

成果

1. 負荷と工数を抑えてデジタル化

システムの標準機能とカスタマイズの融合、個人情報取り扱いの負荷軽減により、工数を抑えて、お客様のご要望にお応えし、来場者管理のデジタル化を実現しました。

来場者の推移や参加率などのデータ分析も簡単に行えるようになりました。

2. 紙よりもスムーズな受付

イベント当日は、現地でのサポート体制もあり、来場者が受付で滞留することなく、紙による来場者管理・入場受付よりも、スムーズに受付を行うことができました。