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セミナーの来場者管理なら

広済堂ネクストの来場者管理システム

QRコード簡単受付!
大規模イベント安心して任せられる

広済堂ネクストの来場者管理システム|QRコードで簡単! 大規模イベントも安心

株式会社広済堂ネクストは、株式会社広済堂ホールディングス(東証プライム上場)グループの一員です。

株式会社広済堂ネクストは、株式会社広済堂ホールディングス(東証プライム上場)グループの一員です。

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ニーズに応えらえれる
来場者管理システムがここに

Excelでの
管理や
紙による受付
の手間を解消したい!

Excelでの管理や紙による受付の手間を解消したい!のアイコン

来場者の受付・
登録・管理を
スムーズかつ
非接触にしたい!

来場者の受付・登録・管理をスムーズかつ非接触にしたい!

来場者の
個人情報を
しっかり保護
したい!

来場者の個人情報をしっかり保護したい!

来場者数が
多くても
不安なく対応

したい!

来場者数が多くても不安なく対応したい!

データ入力作業の
手間を減らし、
データを有効
活用
したい!

データ入力作業の手間を減らし、データを有効活用したい!

そのニーズ、スマホ1台で解決!
さらにカスタマイズにも対応します!

お気軽にご相談ください!

導入メリット・特長

スマホ1台から導入可能

スマホ1台から導入可能

スマートフォンがあれば設営可能。
急遽来場口を増やしたい際にも、特別な手続き無く対応可能です。

機器についてよくある質問を見る

QRコードでスムーズ受付

QRコードでスムーズ受付

「QRコード」「バーコード」を読み取るだけで受付可能。
専用の機器は必要ありません。

入退場受付についてよくある質問を見る

カスタマイズが簡単にできる

カスタマイズが簡単にできる

パッケージを基盤に、運用ルールやご要望に合わせたカスタマイズが可能です。

大規模イベントに強い

大規模イベントに強い

自治体主催のイベント受付や、来場者1万人を超える大規模イベントに採用され、ご好評をいただいています。

安心のセキュリティ認証

安心のセキュリティ認証

当サービスを提供する広済堂は、プライバシーマークの認定と国際規格ISO27001の認証を取得しています。

イベント周辺業務を代行

イベント周辺業務を代行

ウェブや印刷物による告知やコールセンター業務、事務局業務、会場での人的支援など、まるごと代行できます。

自由度の高い申込フォーム

自由度の高い申込フォーム

ウェブ申込フォームは付け外し自由。申込者への「入場証」自動メール送信機能は標準装備。

ウェブ申込フォームについてよくある質問を見る

来場者データを活用できる

来場者データを活用できる

来場者情報はリアルタイムに集計でき、エクスポートしてマーケティングに活用することもできます。

導入事例もご紹介します

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利用イメージ

  • 展示会

    展示会
  • 限定イベント

    限定イベント
  • BtoBイベント

    BtoBイベント
  • 就活イベント

    就活イベント
  • 式典

    式典
  • セミナー・講演会

    セミナー・講演会

ご利用の流れ

1

事前登録

申込フォーム
申込フォームのサンプル画像
CSVデータアップロード
CSVデータアップロードのサンプル画像
2

QRコード送付

メール送付
メール送付のサンプル画像
招待状
招待状のサンプル画像
3

当日受付

スマートフォン
スマートフォンのサンプル画像
入場証
入場証のサンプル画像

詳しく知りたい方はこちらから

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機能

基本機能

来場受付

来場受付のアイコン

スマホ/タブレット、QRコードリーダーにてQRを読み取り、イベント受付を行います。
来場者データはリアルタイムでご確認可能です。

申込者情報インポート/エクスポート

申込者情報インポート/エクスポートのアイコン

申込者情報をあらかじめCSVで一括インポートできます。来場者データをCSVでエクスポートすることも可能です。

運用サポート

運用サポートのアイコン

イベント設計のご提案から当日運用までトータルサポート。
メール・お電話・対面でご対応いたします。
初めてのご導入でも安心して実施いただけます。

ブラックリスト管理

ブラックリスト管理のアイコン

該当ユーザーのIPアドレスを登録し、申込を制限します。申込時にメッセージが表示され、そこから先に進めない設定となります。

一括メール送信

一括メール送信のアイコン

申込者全員に一斉メールの配信が可能です。
直前のリマインドメールや、事後のお礼メールが簡単に行えます。

テストアカウント

テストアカウントのアイコン

事前にシステムをご確認できるテストアカウントをご利用いただけます。
ご利用期間については別途ご相談ください。

カスタマイズ機能

申込フォーム作成

申込フォーム作成のアイコン

申込フォーム
多言語対応

申込フォーム多言語対応のアイコン

マイページ機能

マイページ機能のアイコン

セグメント分け
メール送信

セグメント分けメール送信のアイコン

同伴者登録

同伴者登録のアイコン

セミナー管理/
受付

セミナー管理/受付のアイコン

重複チェック

重複チェックのアイコン

サウンド設定

サウンド設定のアイコン

通知機能

通知機能のアイコン

ブース管理

ブース管理のアイコン

当日技術者
サポート

当日技術者サポートのアイコン

アンケート配信

アンケート配信のアイコン

機器レンタル

機器レンタルのアイコン

入場証印刷

入場証印刷のアイコン

招待状印刷/発送

招待状印刷/発送のアイコン

その他
個別カスタマイズ

その他個別カスタマイズのアイコン

機能の詳細はこちらから

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導入事例

日報ビジネス株式会社 様2023NEW環境展/2023地球温暖化防止展

規模
3日間 合計90,604人来場
会期
2023年5月24日(水)~26日(金) 3日間
会場
東京ビッグサイト 東1〜5ホール 屋外実演会場

テーマ「環境ビジネスの展開」(NEW環境展)・「CO2削減と新エネ・省エネビジネスの推進」(地球温暖化防止展)のもと、東京ビッグサイトで開催されたBtoBの展示会です。
事前申込受付~当日受付まで、来場者をシステムで一括管理。
大規模展示会にもご利用いただけます。

カスタマイズ機能

  • 申込フォーム作成
  • 入場証データ作成
  • 当日来場対応
  • 管理画面修正
  • 受付時表示内容修正
  • 機器レンタル
  • マイページ機能
  • 当日技術者サポート
日報ビジネス株式会社様 2023NEW環境展/2023地球温暖化防止展の会場 日報ビジネス株式会社様 2023NEW環境展/2023地球温暖化防止展のイメージ

ご利用料金

基本システム
200,000
CSVアップロード・来場者受付
クラウドサーバ利用料
月額30,000円〜
※必須となります
来場者管理システム プラン料金例
表を左右にスクロールすると、3つのプランをご覧いただけます。
ライト
260,000
ベーシック
530,000
プレミアム
930,000
基本システム
サーバー費(*1)
(~100人×2ヵ月)

(~500人×2ヵ月)

(~3,000人×2ヵ月)
申込フォーム
マイページ機能
重複チェック
セグメント分けメール配信
サウンド設定
通知機能
当日技術者サポート
ブース管理(*2)
  • (*1)規模感、使用期間により金額が変わります。
  • (*2)仕様要相談。内容に応じて金額が変わります。
  • ※表示価格はすべて、税抜きの金額です。
  • ※カスタマイズ対応は別途御見積となります。
  • ※上記プラン以外にもさまざまなオプションを組み合わせられます。

QRコード読み取り機器
レンタル料金(1週間)

スマートフォン/タブレット
12,000
コンパクトな受付の設営に最適です。
  • お手持ちのスマートフォンもご利用できます。
  • 設置スペースをとらずコンパクトに設営できます。
  • タブレット型、置き型のご対応が可能です。
スマートフォン/タブレットのイメージ
PC・スキャナ
14,000
大型イベントの滞留防止に最適です。
  • 大規模な来場人数でもスムーズに受付ができます。
  • 正確でスピーディーな読み込みができます。
  • スタッフの負荷軽減に繋がります。
スキャナのイメージ

貴社に合ったプランが見つかる!

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イベント周辺業務もお任せください

自社設備・施設とITソリューションを組み合わせ、プロモーション、印刷・配送、ノベルティ制作、コールセンター業務、システム構築、データセンター業務など、ワンストップで対応します。

イベント告知イベント告知のアイコン
  • DM発送
  • チラシ印刷
  • SNS運用
  • 動画制作
  • キャンペーン
  • ウェブ広告
  • 会員管理システム
イベントLP制作イベントLP制作のアイコン
  • LP制作
  • SEO対策
  • コンテンツ制作
    (コラム/イラストなど)
イベント申込イベント申込のアイコン
  • 抽選システム
  • 事務局業務
  • コールセンター業務
イベント当日イベント当日のアイコン
  • 当日人的支援
  • 会場マップ制作
  • ノベルティ制作
  • 手提げ袋制作
イベント後イベント後のアイコン
  • サンキューメール
  • DM発送
  • 景品発送

すべての業務を1拠点で! イベントのプロがまるごとサポート広済堂ネクスト
さいたまBPOセンター

キャンペーン事務局のメール・電話対応などのサポートから、応募集計のデータ入力、応募ハガキの管理から印刷、景品の発送などを1拠点にてワンストップで行うことで、情報の精度や鮮度を保ちつつ、スピーディな業務設計を行っております。

広済堂ネクストさいたまBPOセンターのコールセンターの例 広済堂ネクストさいたまBPOセンターの配送センターの例 広済堂ネクストさいたまBPOセンターの配送センターの例

イベント周辺業務の詳細はこちらから

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安心のセキュリティ

プライバシーマーク
プライバシーマークの認定
当サービスを運営する広済堂は、財団法人日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)より、JIS Q 15001に準拠して個人情報の適切な取扱いが行われている企業に与えられるプライバシーマークの認定を受けています。
情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)の国際規格ISO27001の認証
情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)の国際規格ISO27001の認証取得
当サービスを運営する広済堂は、2008年12月24日に情報セキュリティマネジメントシステムの国際規格ISO27001の認証を取得し、お客さまに安心してお取引いただけるよう、情報セキュリティーの維持・改善に取り組んでおります。
セキュリティ対策を優先したサーバー構築
セキュリティ対策を優先したサーバー構築
国内外で実績の多いAWSサーバーを利用し、以下の対策を行っています。
冗長化構成/データバックアップ/不正プログラム対策、侵入防御機能/監視、障害一次切り分け対応/情報セキュリティパッチ適用/第三者機関による脆弱性診断実施済

よくあるご質問 (FAQ)

来場者管理システムについて

どんなイベントで利用されていますか?

展示会や、商談会、セミナー、就活イベント、式典などで、ご利用いただけます。

どんな場所で利用できますか?

インターネット環境があれば、全国どこでもご利用いただけます。

キャリアの通信障害などの際は使用できなくなるなどの影響がありますか?

インターネット環境に接続して使用するウェブシステムなので、基本的には影響がありません。LAN接続に切り替えていただくことによって対処することも可能です。
来場者様がマイページに接続できない状況になるなどの影響が想定される点は、入場証(QRコード)付きのメールを保管していただく、または入場証を紙で出力していただくといった対策が考えられます。

利用開始までどのくらい時間がかかりますか?

ご契約から最短4週間程度(基本機能のみであれば、システム構築2週間程度+サーバ契約1週間程度)でご利用いただけます。
カスタマイズが必要な場合は、お時間をいただくこともございます。

年に数回利用する場合の料金体系を教えてください。

基本的には、1イベントごとに料金が発生いたします。ただし、複数回開催される場合には、ご相談ください。

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機器について

必要な機器の種類を教えてください。

パソコン、スマホ、Wi-Fiルーター等が必要になります。すべての機器がレンタル可能です。

必要な機器の数を教えてください。

イベントの規模によって変わりますのでご相談ください。

機器のセッティングや使い方に不安があるので、受けられるサポート内容を教えてください。

イベント当日は、弊社社員が立ち合い、セッティングや操作説明などのサポートをさせていただくことも可能です(オプション)。
また、マニュアルをお渡しするほか、事前にオンラインで機材のご説明をすることができます(オプション)。

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来場者向けのウェブ申込フォームについて

来場日時を選択できるようにしたいので、申込フォームのカスタマイズについて教えてください。

氏名等の基本情報ほか、来場日時の選択など、最大20項目まで自由に追加・変更することができます。また、フォームは自由記述以外に、ラジオボタン、プルダウンによる選択項目の表示も可能です。

申込フォームを商談目的来場者と一般来場者で分ける場合、追加料金はかかりますか?

申込フォームを2つご用意する場合は1つ分のオプション料が発生しますが、1つのフォームに来場者区分の選択肢を設ける方法ですと、追加料金はかかりません。

申込フォームを英語で作成する場合、追加料金はかかりますか?

英語で作成する場合、追加料金が発生いたします。

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来場者登録について

来場者データをCSVファイルでインポートする場合、QRコードを含む入場証はどのように来場者に送信されるのでしょうか。

来場者データをインポート後、一括メール送信機能を使えば、入場証(招待状)をメールで一括送信することが可能です。

メールアドレスを持っていない招待者に、郵送で入場証(招待状)を送りたいので、招待状の作り方を教えてください。

招待者リストをいただければ、弊社でQRコードを記載した入場証PDF(招待状)を作成し貴社にお送りしますので、そちらを印刷して郵送していただけます。
もちろん、貴社でQRコードを発行し、招待状として郵送していただくこともできます。

事前登録をした来場者にはどのように入場証が届きますか?

事前登録をした来場者には、登録完了のお知らせメールが届きます。メール文はテキスト形式で送られ、文面の中にQRコードおよびマイページを表示するリンクが記載されております。

入場証を見れば来場者の業種が分かるようにしたいのですが、どのように区別できますか?

申込フォームの設問にて、業種区分を選択させることができます。選択した業種は、入場証に記載されます。
業種毎の色分けなどはオプションとなりますので、別途ご相談ください。

入場証のデザインは変更できますか?

貴社が表示させたい内容にもよりますが、デザイン変更やレイアウト変更はオプションとなりますので、別途ご相談ください(文言修正程度でしたら、基本料金内でご対応いたします)。

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入退場受付について

QRコードを読み込む方法を教えてください。

スマホやタブレットなどの端末から管理画面にログインしていただき、来場者が提示するQRコードを読み込みます。スキャナを使用することも可能です。

QRコードの読み込みにはどのくらい時間がかかりますか?

QRコードの読み込みにかかる時間は、1回2~5秒程度です。

来場者の入退場受付状況が、いつどのように確認できるか教えてください。

来場者の入退場受付状況は、パソコン上で来場者照会を行うことで、いつでもリアルタイムに確認することができます。 CSVファイルでエクスポートすることも可能です。

入場受付時に音は出ますか?

サウンドを設定することも可能です(オプション)。

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来場者アンケートについて

来場者アンケートはいつ送ることができますか?

一括メール送信機能を利用して、イベント後の任意のタイミングで、別途主催者側でご用意いただいたアンケートURLを記載したメールをお送りすることができます。

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セキュリティについて

来場者データが流出しないか心配ですが、どのように管理していますか?

国内外で利用されているAWSを利用し、セキュリティ対策を優先にサーバーを構築しているほか、ISMSやPマークなどの第三者機関による認証も取得しているため、規約に基づいたサポート体制も完備しています。また、イベント終了後には来場者データを削除いたします。

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